پایان نامه نقش زیر ساختهای پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در مدارس

این تحقیق اهدافی را دنبال می کند که عبارتند از: بررسی نقش زیر ساخت های لازم در پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری (گردش مکانیزه مکاتبات) در مدارس شهرستان آستارا. برای دستیابی به این اهداف چهار فرضیه مطرح کردیم که عبارتند از:

1- فرهنگ سازمانی مناسب در اجرا و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.

2- زیر ساخت های سخت افزاری و نرم افزاری در اجرا و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.

3- دانش و مهارت کارکنان در اجرا و پیاده سازی بهینه سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.

4- میزان تشریح دقیق گردش کار دستی در مدارس جهت اجرا و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.

روش گردآوری داده ها به صورت میدانی بوده و از پرسشنامه بر مبنای طیف لیکرت و مصاحبه برای جمع آوری داده ها استفاده شده است. جامعه آماری شامل عوامل اجرایی مدارس دولتی شهرستان آستارا بوده است و در زمان انجام این تحقیق تعداد کل ایشان درحدود250 نفر می باشد. روش نمونه گیری به صورت غیر تصادفی بوده و بر این اساس تعداد 130پرسشنامه توزیع شده و تعداد 116 پاسخنامه سالم و قابل سرشماری، دریافت گردیده است. برای سنجش اعتبار(پایایی) پرسشنامه از روش آلفای کرونباخ با استفاده از نرم افزار SPSS استفاده گردید که پایایی مناسبی بدست آمد.

کلید واژگان: زیر ساختها، سیستم اتوماسیون اداری، مدارس شهرستان آستارا

مقدمه

سازمان ها را در عصر جدید از به کارگیری سیستم های کامپیوتری و تکنولوژی اطلاعات و رسانه های پیش رفته گریزی نیست و آینده از آن آنانی است که با شناخت دقیق و صحیح ،محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد امعان نظر قرار داده و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجددا تقبل نمایند.

هر مدیری به دنبال بهبود وضعیت فعلی و پیشرفت سازمان تحت مدیریت خویش می باشد، بدیهی است کلیه تصمیمات و تغییرات در تمامی سازمانها و شرکتها اعم از خصوصی، غیر خصوصی و غیر انتفاعی در این راستا صورت می پذیرد. .مدیران دریافته اند اجرای تغییرات به خودی خود کار چندان مشکلی نیست، بلکه دستیابی به اهداف تغییر، اجرای موفق آن و فراهم آوردن زمینه ها و عوامل موفقیت است که نیازمند بررسی، ارائه استراتژی، تامین منابع لازم و... می باشد.

سیستم های اتوماسیون اداری

امروزه در عصر سرعت و ارتباطات و با وجود شبکه های جهانی خارجی و داخلی، پایه و اساس ایجاد موضوعات مختلف بر مبنای سرعت انتقال داده ها از جایی به جای دیگر و امکان دسترسی سریع و آسان به داده ها پایه ریزی می شود. علاوه بر این خود موضوع ارتباطات نیز از این موضوع مستثنی نبوده و امروزه از اهمیت ویژه ای برخوردار است و چون بخش مهمی از ارتباطات هر سازمانی را، مکاتبات آن سازمان تشکیل می دهد، لذا اهمیت این موضوع در مکاتبات هر سازمان نیز خود را نشان می دهد.

در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیاز های اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا دی. اس. اس به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری با توجه به پیشرفت های حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کار گیری تجهیزات رایانه ای الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.

اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نور مغناطیسی/ماشین تایپ سلکتوری (MT/ST) را معرفی کرد شروع شد ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریز پردازنده ها تبدیل شد و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90-85 درصد افزایش یافت. در حالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند.

انواع سیستم های اطلاعاتی

در نخستسن سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه ها فقط در جهت پردازش داده ها در امور حسابداری سازمانها استفده می شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه، پردازش داده ها گفته می شود. در اوایل دهه 60 و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر، اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند، روش های جدید تری برای معرفی تجهیزات جدید به وجود آمد، یعنی سیستم اطلاعات مدیریت .سپس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعات جدیدی به نام سیستم پشتیبان از تصمیم گیری به وجود آمد. پس از تکمیل این سیستم ها، با توجه به پیشرفت های حاصله در تجهیزات رایانه ای موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر و تسهیل ارتباطات مدیران و کارکنان با استفاده از رایانه و الکترونیک، منجر به طراحی سیستم های اتوماسیون اداری گردید.

فهرست عناوین اصلی پایان نامه

چکیده

فصل اول: کلیات تحقیق

فصل دوم: مبانی نظری و ادبیات تحقیق

مقدمه

بخش اول : فن آوری اطلاعات

تاریخچه

تعاریف فناوری اطلاعات

سیر تکامل فناوری اداری

دوره اول؛ فناوری اداری

دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه

دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات

نقش فناوری اطلاعات در سازمان

بکارگیری اثر بخش فناوری اطلاعات

فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعات

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی

انواع سیستم های اطلاعاتی

ساختار سیستم های اطلاعاتی

شبکه ارتباطات اطلاعاتی

زیر ساخت (سخت افزار و نرم افزار شبکه)

سیستم مدیریت پایگاه داده ها(DBMS)

سیستم پردازش عملیات (TPS)

سیستم های کاری مبتنی بر دانش (KWS)

سیستم اطلاعات مدیریت(MIS)

سیستم اطلاعات تصمیم گیری(DSS)

سیستم اطلاعات مدیران اجرایی(EIS)

اتوماسیون اداری به عنوان یک سیستم فرعی MIS

مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی

بخش دوم: سیستم اتوماسیون اداری

تاریخچه

اتوماسیون اداری :یافتن تعریفی مشخص

اتوماسیون اداری (خودکاری اداری)

گردش مکاتبات اداری

معایب و مشکلات نظام اداری غیر مکانیزه(مکاتبات اداری)

دلایل استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری

دلایل عدم استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

با توجه به وجه مالی و جریان نقدینگی

مزایای مستقیم

مزایای غیر مستقیم

در مقایسه با مشکلات گردش کار دستی

مشکلات استفاده از اتوماسیون اداری

استفاده کنندگان از سیستم اتوماسیون

ارگونومی در مکانیزاسیون اداری

چالش های اتوماسیون اداری

تکنولوژی لازم برای مکانیزه کردن امور دفتری

واژه پردازها

نشر رومیزی

کشوهای بایگانی الکترونیکی

پست الکترونیکی

پست صوتی

فاکس

کنفرانس صوتی

کنفرانس ویدئویی

کنفرانس های کامپیوتری

سند خوان ها

ماشین های کپی هوشمند

انتخاب ترکیب اتوماسیون اداری برای مدیر

اجرای سیستم های اتوماسیون اداری

شرایط استفاده از سیستم اتوماسیون اداری

اطلاعات پایه

عملیات مربوط به نامه های وارده

عملیات مربوط به نامه های صادره

عملیات مربوط به مکاتبات داخلی

عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری

عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده

عملیات مربوط به بایگانی

عملیات مربوط به جستجو وبررسی

عملیات مربوط به گزارش ها و مشاهدات

امنیت حدود دسترسی

تحقق دولت الکترونیک در ایران

اتوماسیون فعالیتهای اختصاصی

اتوماسیون فعالیتهای عمومی

مزایای دولت الکترونیکی

بخش سوم: مفاهیم مرتبط با فرهنگ سازمانی

ویژگیهای فرهنگ سازمانی

عوامل و اجزاء فرهنگ سازمانی

بخش چهارم : وضعیت سیستم گردش مکاتبات در آموزش وپرورش

معرفی سیستم اتوماسیون اداری ادارات آموزش و پرورش و مدارس

بخش پنجم: نقد و بررسی تحقیقات انجام شده

فصل سوم: روش تحقیق

فصل چهارم: تجزیه و تحلیل داده ها

مقدمه

بخش اول: ویژگی های جمعیت شناختی

بخش دوم: بررسی فرضیات

بخش سوم : سایر یافته های تحقیق

فصل پنجم: نتیجه گیری و پیشنهادها

پیوست ها

منابع و مآخذ

چکیده انگلیسی